Διοικητικό πρόστιμο ύψους 2.000 ευρώ επέβαλε η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα στο Υπουργείο Εξωτερικών για την παράνομη καταχώριση εγγράφων στον ατομικό φάκελο υπαλλήλου, η οποία τελέστηκε κατά παράβαση της αρχής της νομιμότητας. Παράλληλα, η Αρχή διαπίστωση και την εκπρόθεσμη ικανοποίηση των αιτημάτων πρόσβασης και διαγραφής, για την οποία απηύθυνε επίπληξη.
Η υπόθεση ξεκίνησε μετά από καταγγελία – προσφυγή που υποβλήθηκε στην Αρχή τον Μάιο του 2019, με τον καταγγέλλοντα να ισχυρίζεται πως το Υπουργείο Εξωτερικών προέβη σε παράνομη επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων του και σε μη ικανοποίηση των δικαιωμάτων πρόσβασης και διαγραφής, που αυτός είχε ασκήσει.
Ειδικότερα, ο καταγγέλλων ανάφερε πως απέστειλε προς τον Υπουργό Εξωτερικών αίτημα παροχής πληροφοριών αναφορικά με εγκύκλιο που ο τελευταίος είχε εκδώσει, δηλώνοντας παράλληλα τη διαφωνία του με την εγκύκλιο αυτή. Σε απάντηση του αιτήματος αυτού, ο καταγγέλλων ενημερώθηκε πως τόσο το αίτημά του, όσο και η σχετική απάντηση της αρμόδιας υπηρεσίας, θα καταχωρούνταν στον ατομικό του φάκελο, κατόπιν εντολής του Υπουργού.
Την αμέσως επόμενη ημέρα, ο καταγγέλλων εξέφρασε προς τις αρμόδιες υπηρεσίες του Υπουργείου την εναντίωσή του «στην κατά παράβαση του άρθρου 73 του Οργανισμού του Υπουργείου Εξωτερικών καταχώριση στον ατομικό φάκελο υπαλλήλου εγγράφων άλλων πέραν των όσων ορίζει περιοριστικά ο νόμος», συμπληρώνοντας πως δεν γνώριζε εάν τα εν λόγω έγγραφα «είχαν προστεθεί με υπουργική απόφαση στον ατομικό του φάκελο σύμφωνα με την ως άνω αναφερόμενη διάταξη». Με το ίδιο έγγραφο, ο καταγγέλλων ζήτησε, στην περίπτωση όπου η καταχώριση των εγγράφων δεν είχε ακόμη συντελεστεί, να ενημερωθεί εάν η αρμόδια Διεύθυνση «έχει ή προτίθεται να καταχωρίσει» τα ως άνω έγγραφα στον ατομικό του φάκελο και παράλληλα ζήτησε «να αφαιρεθούν από τον φάκελό του τυχόν καταχωρημένα έγγραφα κατά παράβαση του ως άνω άρθρου και σε κάθε περίπτωση να του χορηγηθεί αντίγραφο της απόφασης του Υπουργού περί καταχώρισης». Επί του αιτήματός του αυτού δεν υπήρξε απάντηση.
Κληθέν από την Αρχή για παροχή διευκρινίσεων επί των καταγγελλομένων, το Υπουργείο επιβεβαίωσε πως τα επίμαχα έγγραφα είχαν πράγματι καταχωρισθεί στον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος, επικαλούμενο τη διάταξη του άρθρου 6 παρ.1ε’ ΓΚΠΔ, ως νομική βάση για την καταχώριση αυτή. Ειδικά ως προς το αίτημα του καταγγέλλοντος προς τον Υπουργό, το ΥΠΕΞ ισχυρίστηκε ότι αυτό κρίθηκε ως σχετικό με την υπηρεσιακή του ιδιότητα, γι’ αυτό και μπήκε στον ατομικό φάκελό του, χωρίς, ωστόσο, να αναφέρεται σχετική απόφαση Υπουργού, όπως προβλέπει το ανωτέρω άρθρο 73 παρ. 3 του Οργανισμού Υπουργείου Εξωτερικών.
Εν τέλει και μετά την από 10-2-2021 ακρόαση των μερών ενώπιον της Αρχής, το ΥΠΕΞ προχώρησε στην αφαίρεση των επίμαχων εγγράφων από τον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος.
Η απόφαση της Αρχής
Η Αρχή εξέτασε δύο βασικά ζητήματα νομιμότητας, όπως αυτά ετέθησαν από τον καταγγέλλοντα και προέκυψαν από τη διαδικασία: τη νομιμότητα της καταχώρισης των εγγράφων στον ατομικό φάκελο και την ανταπόκριση του ΥΠΕΞ στα αιτήματα πρόσβασης και διαγραφής που άσκησε ο καταγγέλλων.
Ως προς τη νομιμότητα της καταχώρισης, η Αρχή διαπίστωσε, χωρίς ιδιαίτερη δυσκολία, πως υπήρξε παραβίαση των άρθρων 5 παρ.1α’ και 6 παρ.1 ΓΚΠΔ. Σύμφωνα με την απόφαση:
«Το καταγγελλόμενο, όπως το ίδιο συνομολόγησε, καταχώρισε στον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος τα αναφερόμενα στην καταγγελία έγγραφα, περιέχοντα προσωπικά του δεδομένα, χωρίς, ωστόσο, τα έγγραφα αυτά να περιλαμβάνονται στις κατηγορίες εγγράφων που μνημονεύονται στο προαναφερόμενο άρθρο 73 ΟργΥΠΕΞ ή σε υπουργική απόφαση που εκδόθηκε με βάση τη σχετική εξουσιοδότηση που παρέχεται με την παράγραφο 3 του άρθρου αυτού. Διαπιστώνεται, επομένως, ότι το καταγγελλόμενο προέβη σε καταχώρηση των επίμαχων εγγράφων κατά παράβαση της ως άνω διάταξης του άρθρου 73 ΟργΥΠΕΞ και στο βαθμό που τα καταχωρισθέντα έγγραφα περιείχαν προσωπικά δεδομένα του καταγγέλλοντος, το καταγγελλόμενο προχώρησε σε μη νόμιμη καταχώριση αυτών κατά παράβαση των διατάξεων των άρθρων 5 παρ. 1 α΄ και 6 παρ. 1 ε΄ ΓΚΠΔ.»
Για την παράνομη επεξεργασία αυτή, επιβλήθηκε πρόστιμο ύψους 2.000 ευρώ.
Ως προς την ανταπόκριση του ΥΠΕΞ στα δικαιώματα που άσκησε ο καταγγέλλων, η κρίση της Αρχής υπήρξε πιο σύνθετη και σαφώς πιο ενδιαφέρουσα.
Η Αρχή διευκρίνιση πως το αίτημα του καταγγέλλοντος «περί παροχής πληροφοριών ως προς την τύχη των επίμαχων εγγράφων και την ενδεχόμενη καταχώρισή τους στον ατομικό του φάκελου καθώς και της αφαίρεσής τους από τον εν λόγω φάκελο στην περίπτωση που πράγματι είχαν καταχωρισθεί», ουσιαστικά αποτέλεσε άσκηση των δικαιωμάτων πρόσβασης και διαγραφής, των άρθρων 15 και 17 ΓΚΠΔ.
Η πρόσβαση συνίσταται στην καταρχήν επιβεβαίωση από τον υπεύθυνο επεξεργασίας για το κατά πόσον τα προσωπικά δεδομένα του υποκειμένου τίθενται ή έχουν τεθεί σε επεξεργασία. Η επιβεβαίωση αυτή, όπως παρατήρησε η Αρχή, αποτελεί την πρώτη, βασική συνιστώσα του δικαιώματος πρόσβασης, «καθώς μόνο σε ενδεχόμενη θετική απάντηση το υποκείμενο των δεδομένων θα έχει τη δυνατότητα να προχωρήσει και στην αίτηση για λήψη αντιγράφων των δεδομένων του» ή και να ασκήσει τα υπόλοιπα δικαιώματά του βάσει Γενικού Κανονισμού.
Αυτός, σύμφωνα με την Αρχή, ήταν και ο λόγος για τον οποίο ο καταγγέλλων προχώρησε με επιφύλαξη στην άσκηση του δικαιώματος διαγραφής, ήτοι εν προκειμένω της αφαίρεσης των επίμαχων εγγράφων που είχαν καταχωριστεί στον φάκελό του. Αυτό που δηλαδή κρίθηκε ήταν πως νομίμως το υποκείμενο των δεδομένων άσκησε το δικαίωμα διαγραφής ταυτόχρονα με το δικαίωμα πρόσβασης, γεγονός που σημαίνει πως εφόσον τα προσωπικά δεδομένα του είχαν πράγματι υποβληθεί σε επεξεργασία, ο υπεύθυνος επεξεργασίας όφειλε να εξετάσει άμεσα την ικανοποίηση του αιτήματος διαγραφής, για οποιονδήποτε εκ των λόγων του άρθρου 17, μεταξύ των οποίων και το παράνομο της επεξεργασίας κατ’ άρθρον 17 παρ.1δ’ ΓΚΠΔ.
Η Αρχή διαπίστωσε πως τα δικαιώματα αυτά του υποκειμένου δεν ικανοποιήθηκαν παρά μόνο μετά την ακρόαση ενώπιόν της, συνεπώς εκτός των προθεσμιών του άρθρου 12 ΓΚΠΔ.
Για την καθυστερημένη ανταπόκριση αυτή, η Αρχή απηύθυνε επίπληξη.
Το πλήρες κείμενο της απόφασης είναι διαθέσιμο στον ιστότοπο της Αρχής
